公文書検索・閲覧システムにおける個人情報等の誤掲載の点検結果について

県が運用する「公文書検索・閲覧システム」において、個人情報等の不開示情報を含む文書が複数掲載されていることが判明したことを受け、全庁的に点検を行いました。

1 事故の概要

令和6年4月11日に個人情報を含む文書が「公文書検索・閲覧システム」＊で閲覧できる状態にあることが判明したこと(同年6年5月17日農林部報道発表)を踏まえ、7月8日から全庁的に同システムに掲載されている文書の総点検を行った結果、他にも不開示情報とすべき文書が閲覧できる状態にあったことが判明しました。

＊「公文書検索・閲覧システム」…文書の件名等について、キーワード等を入力することにより文書を検索し、閲覧することのできるシステム（埼玉県ホームページからアクセスできるものです。）

2 点検結果

• 点検文書数　 2,263,320文書
• 不開示情報の誤掲載があった文書数　1,294文書（約0.06％）

【内訳】※詳細は別添資料のとおり

個人情報　697件（4,346人分）

法人不利益情報　416件（618法人分）

事務事業情報　260件

その他情報　8件

※1件の文書に個人情報と法人不利益情報が含まれている場合等があるため、合計は一致しない

 

【誤掲載情報例】

主なものは、以下のとおり。

＜個人情報＞氏名、住所、生年月日、電話番号等

＜法人不利益情報＞法人代表者の印影、事業者指導情報等

＜事務事業情報＞県庁内部のイントラネットURL、内部のマニュアル等

＜その他＞審議検討事項等

3 対応

対象文書の不開示情報を削除し、対象者に対して謝罪を行いました。

なお、連絡先が不明な方については、県ホームページで対象文書や担当課所を掲示します。

【埼玉県ホームページ】

公文書検索・閲覧システムにおける個人情報等の誤掲載の点検結果について

4 再発防止策

文書管理諸規定を改正し、各課所に文書公開情報確認者を新たに設け、文書管理責任者とともに文書の不開示情報の有無を確認するなど、チェック体制を強化しました。

これにより再発防止を徹底するとともに、文書管理の適正な運用を徹底します。

5 問合せ先

総務部文書課　情報公開・個人情報保護担当　坂、松本　電話048-830-2543

報道発表資料（ダウンロードファイル）

公文書検索・閲覧システムにおける個人情報等の誤掲載の点検結果について（PDF：489KB）

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